Achter de vraag zat de aanname dat een verhuizing slaagt als iedereen goed wordt geïnformeerd. Goede uitleg bleek een belangrijke basis, maar de echte winst zat in de verbinding tussen gebouw en gebruiker.
Een overheidsinstelling met 2000 medewerkers verhuisde van een campus naar één gedeeld nieuw pand met moderne laboratoria. Tegelijk koos de organisatie voor activiteitgericht werken. Medewerkers hebben geen vaste werkplek meer en kiezen een plek die past bij wat ze op dat moment doen. Dat is een ambitieuze stap, zeker voor een organisatie waar laboratoriumwerk en onderzoek centraal staan. Ons werd gevraagd mee te helpen zodat iedereen wist hoe er in het nieuwe gebouw gewerkt zou worden.
Door goed te luisteren naar wat medewerkers in hun dagelijkse werk nodig hebben, konden werkplekken en voorzieningen daar nog beter op worden afgestemd.
Wat de aanpak bepaalde
Met een klein team kun je geen tweeduizend mensen een voor een meenemen. Daarom kregen leidinggevenden een sleutelrol. We namen hen eerst mee in de nieuwe manier van werken en gaven hun hulpmiddelen om daar in hun eigen team over in gesprek te gaan. Waar medewerkers specifieke wensen hadden voor hun werkomgeving, zochten we samen naar maatwerk. Zo bouwden we voort op de structuur die er al was en bereikten we samen met de leidinggevenden de hele organisatie.
Daarnaast lieten we ruim 1.100 medewerkers tijdens rondleidingen zien hoe het gebouw eruitziet en hoe je er werkt. We maakten communicatiemateriaal dat het nieuwe werken concreet maakt: een doorsnede van het gebouw met een vlekkenplan, de gouden regels voor prettig samenwerken als gedragsafspraken en een aftelkalender met checklists voor de verhuizing. Daarmee wist iedereen waar hij aan toe was. Leidinggevenden hadden iets in handen om met hun team mee aan de slag te gaan.
Waar het echte werk zat
Een verhuizing van deze omvang en complexiteit kent een planning die meebeweegt met wat er in de bouw en de organisatie gebeurt. Er waren periodes van intensief samenwerken en periodes van wat meer rust. Dat vroeg om een lange adem, van medewerkers en van iedereen die bij de verhuizing betrokken was. De vragen en zorgen die medewerkers hadden, zagen we als wat ze waren: betrokkenheid bij en passie voor hun werk. Juist die betrokkenheid hielp om het nieuwe gebouw zo goed mogelijk te laten aansluiten bij het werk dat er gebeurt.
Een verhuizing van deze omvang kan met een klein team, als dat team aansluit bij de belevingswereld van de mensen die verhuizen en slim gebruikmaakt van de structuren die er al zijn. De organisatie toonde moed door te kiezen voor een nieuwe manier van werken en door haar leidinggevenden het vertrouwen te geven om die verandering in hun eigen teams vorm te geven.