Achter de vraag zat de aanname dat je een leverancier in de hand houdt met scherpe voorwaarden. En dat vertrouwen iets is wat je moet verdienen, niet iets wat je organiseert. Die aanname bleek niet te kloppen.
Tangenborgh, een ouderenzorgorganisatie in Emmen, kocht al jaren eten en drinken in bij Huuskes. Het was een klassiek leveringscontract: productgroepen, kortingspercentages, een looptijd van vijf jaar en een opdrachtgever die op prijs stuurde. Het contract deed wat het moest doen, tot de omgeving veranderde. Personeelstekorten op de huiskamers, stijgende kosten, de Green Deal Duurzame Zorg en bewoners voor wie de maaltijd het belangrijkste moment van de dag is. Op al die vragen gaf het oude contract hetzelfde antwoord: daar staat niets over in.
De reflex is dan een nieuwe aanbesteding met strengere eisen. Wij stelden voor eerst een andere vraag te stellen. Wat willen bewoners, medewerkers en de huidige leverancier over tien jaar bereikt hebben? En welk contract en welke samenwerking helpen daarbij?
De moed om te beginnen
Niemand in de regio had het eerder zo aangepakt. Relationeel contracteren vraagt van een opdrachtgever dat hij loslaat wat hij zeker wist, nog voordat er iets anders voor in de plaats is. In een workshop in de zomer van 2024 zei het team van Tangenborgh het zelf: als je wezenlijk iets anders wilt, moet je ook wezenlijk iets anders doen, anders krijg je hetzelfde resultaat. Dat betekende het budget open op tafel leggen in plaats van onderhandelen. Partijen beoordelen op wat ze binnen dat budget voor bewoners kunnen doen, niet op de laagste prijs. En de leverancier het mandaat geven om nee te zeggen tegen bestellingen die niet bij de bewoner passen.
Een sluitende businesscase was er niet. Toch maakten de manager facilitair en inkoper Vincent van Harteveld de keuze. Ze haalden hun leverancier en een tweede partner, voor zorgtechnologie, vanaf het begin aan tafel. Alle partijen werden als partners samen opgeleid in dezelfde taal, dezelfde beginselen en hetzelfde proces. Wie zo begint, kan niet meer terug naar de oude verhouding.
Wat er anders in het contract staat
De overeenkomst voor 2025 tot 2035 begint met een gedeelde visie. Daaronder staan zeven samenwerkingsbeginselen: wederkerigheid, autonomie, eerlijkheid, integriteit, loyaliteit, gelijkwaardigheid en conflictcompetentie. Elk beginsel is uitgewerkt in een artikel met voorbeelden van gedrag. De leverancier legde zijn inkoopcondities volledig open. Ontwikkeling kreeg een eigen artikel, met gezamenlijke businesscases en een levend document voor nieuwe ideeën. Voor conflicten is een procesafspraak gemaakt in plaats van een geschillenregeling. Voor het geval een van beide partijen stopt, is een overgangsperiode afgesproken. Zo durven beide partijen te investeren zonder dat ze elkaar gijzelen.
Wij ontwierpen het proces en het contract mee, van de eerste workshop tot de ondertekening. Die ondertekening vond plaats in het bijzijn van alle betrokken medewerkers en managers. Wie er elke dag mee moet werken, was erbij toen het begon.
“Als inkoper ben je opgeleid om het budget achter de hand te houden. Het spannendste moment was de dag dat we het gewoon op tafel legden en zeiden: dit is het, wat kunnen jullie hiermee voor onze bewoners doen? Daarna was er geen weg terug. Dat wilden we ook niet.”
Vincent van Harteveld, inkoper Tangenborgh
Eind 2025 evalueerden Tangenborgh, Huuskes en de tweede partner voor het eerst samen hun samenwerking aan de hand van de zeven beginselen, met scores van elke partij en een gesprek over de verschillen. De contracten zijn rond en er ligt een blauwdruk voor schoonmaak en de volgende domeinen. Het werk is begonnen.
Wat Tangenborgh in dit traject vooral heeft gedaan, is de eigen manier van contracteren en samenwerken aanpassen aan een tijd die dynamischer is dan welk contract ook kan vastleggen. Dat gebeurde door de verhouding te veranderen: van werken voor naar samenwerken aan. Zo kan Tangenborgh de uitdagingen die komen samen met zijn partners aangaan.
Moed is de eerste stap zetten terwijl de uitkomst nog niet te bewijzen is. Tangenborgh zette die stap. Wij liepen mee.