Achter de vraag zat de aanname dat een goed contract alles vastlegt: hoe vollediger, hoe veiliger. ProRail besloot die aanname los te laten en moet dat sindsdien elke dag opnieuw doen.
ProRail beheert het Nederlandse spoor en besteedt onderhoud en vernieuwing uit aan aannemers. Jarenlang gebeurde dat met contracten die zo volledig mogelijk waren: elke prestatie beschreven, elke afwijking beboet, elke discussie teruggebracht tot een clausule. Dat werkt zolang de werkelijkheid zich aan het contract houdt. Op het spoor gebeurt dat zelden. Storingen, buitendienststellingen, verouderende installaties en een krappe markt zorgen ervoor dat partijen voortdurend samen moeten beslissen over zaken die niemand vooraf kon voorzien.
ProRail koos een andere weg: gebiedscontracten met een lange looptijd, gericht op een gebied in plaats van een project, met aannemers die uitvoeren en meedenken over wat dat gebied nodig heeft. De kern van zo’n contract bestaat uit zes principes: wederkerigheid, autonomie, eerlijkheid, loyaliteit, proportionaliteit en integriteit. Voor een organisatie die gewend is zekerheid te kopen met specificaties, is dat een grote stap. De meeste moed werd daarna gevraagd.
De moed om vol te houden
Een relationeel contract vraagt van een opdrachtgever dat hij tegelijk regisseur en volwaardige partner is. Dat wringt. Wie ’s ochtends als regisseur bepaalt wat er gebeurt, kan ’s middags als partner niet om openheid vragen alsof er niets is gebeurd. Bij elke storing, elke krappe planning en elke discussie over geld ligt de oude zekerheid binnen handbereik: terugvallen op de clausule. ProRail koos ervoor die spanning op tafel te leggen en er met de aannemers over in gesprek te blijven. Wij waren daarbij onafhankelijk procesbegeleider van de samenwerking zelf.
Wat we deden
We kozen voor kleine, regelmatige interventies voordat oude patronen zich opnieuw konden vastzetten. We organiseerden evaluatiedagen waarop partijen onderzoeken wat werkt in plaats van wat er misging. We bouwden een dashboard dat het verschil duidelijk maakt tussen een doel en een indicator: veiligheid is wat je wilt, een indicator is wat je kunt zien. En we brachten de vragen steeds terug naar de principes. Is dit proportioneel? Is dit eerlijk? Blijven we loyaal aan de afspraak, ook op het moment dat die even niet goed uitkomt?
“Het contract geeft ons geen pasklaar antwoord als het moeilijk wordt. Dat moeten we zelf vinden. Dat is precies waarom het werkt.”
Contractmanager ProRail
Inmiddels zijn de zes principes een taal die partijen met elkaar spreken. Nieuwe deelopdrachten beginnen met een eigen startmoment en vaste contactmomenten, die ProRail en de aannemer steeds vaker zelf begeleiden. Wij komen langs als de samenwerking in beweging komt. Zo is het ook bedoeld.
Moed is de oude zekerheid laten liggen terwijl die binnen handbereik blijft. ProRail doet dat elke dag. Wij houden daarbij de spiegel voor.